Contacteer ons
Zorg en Gezondheid
Voor de overleggen, die plaatsvinden vanaf 1 mei 2020, hanteren we een nieuw vergoedingssysteem. We verlaten de vertrouwde paden van de vroegere regels en nemen al een kleine stap richting het model van de toekomst. Dit model zal inzetten op zorgcoördinatie, een rol binnen het zorgteam die in de toekomst ook vergoedbaar zal zijn.
Het vergoedingssysteem, zoals hier bedoeld, zal dan ook eindigen op het ogenblik dat dit model van zorgcoördinatie op een kwaliteitsvolle manier kan uitgevoerd worden door de zorgaanbieders.
Tot dan hanteren we de regels, die hieronder beschreven staan.
Het multidisciplinair overleg kan plaatsvinden voor eender welk type van persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag. Uitgangspunt van elk multidisciplinair overleg is het afstemmen van de zorg en ondersteuning voor deze persoon in zijn thuissituatie. Het multidisciplinair overleg zal dus zorgen voor een stroomlijning van het zorgproces en het duidelijk omlijnen van het zorgteam van de persoon. Het opstellen van een zorgplan helpt om dit zorgproces voor elk lid van het zorgteam duidelijk te hebben en de opvolging mogelijk te maken.
De “persoon in zijn thuissituatie” betekent elke persoon die thuis verblijft of opgenomen is in een instelling waarbij de terugkeer naar de thuisomgeving is gepland binnen de acht dagen. Personen die verblijven in serviceflats of assistentiewoningen vallen ook onder de “persoon in zijn thuissituatie”. Dit impliceert dat multidisciplinair overleg over personen, verblijvend in woonzorgcentra, niet in aanmerking komt voor vergoeding.
Aanvragen voor multidisciplinair overleg worden rechtstreeks aan de overlegorganisatoren gesteld. De gangbare sjablonen kunnen hiervoor blijvend gebruikt worden. Het agentschap Zorg en Gezondheid fungeert als authentieke bron voor de lijst van overlegorganisatoren. De contactgegevens van de overlegorganisatoren zullen door het agentschap via verschillende kanalen bekendgemaakt worden. We denken aan de portaalsite www.zorg-en-gezondheid.be, de websites van de eerstelijnszones, de website van VIVEL, websites van lokale besturen.
Indien de aangesproken overlegorganisator het overleg niet kan opnemen, zorgt deze voor een andere overlegorganisator. Het is dus noodzakelijk dat elke overlegorganisator goed op de hoogte is van de andere overlegorganisatoren in zijn regio (netwerk van overlegorganisatoren).
Een multidisciplinair overleg is een overleg waarop alle personen, betrokken bij de zorg en ondersteuning van een persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag, gelijktijdig en fysiek aanwezig zijn om de zorg en ondersteuning af te stemmen.
Op een multidisciplinair overleg zijn aanwezig: (bij voorkeur altijd) de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag of zijn (wettelijke) vertegenwoordiger, zijn mantelzorgers (indien aanwezig), de professionele zorgaanbieders en de overlegorganisator.
We gaan er van uit dat de persoon aanwezig is, ofwel zelf ofwel via een (wettelijke) vertegenwoordiger. Het is belangrijk dat de persoon op de hoogte is van het doel van het overleg en van het feit dat er een zorgplan zal opgesteld worden. Dit zorgplan bevat persoonsgegevens van alle deelnemers aan het overleg. De persoon geeft voorafgaandelijk aan het overleg altijd de toestemming tot verwerking van alle persoonsgegevens om de vergoeding mogelijk te maken van de professionele zorgaanbieders. Ook verklaart de persoon zich akkoord met de samenstelling van het overleg. Dit formulier docx bestandVerklaring persoon toestemming persoonsgegevens en samenstelling overleg DEF (1).docx (81 kB)moet steeds ondertekend aanwezig zijn bij het zorgplan, ongeacht of de persoon aanwezig is op het overleg.
Indien de persoon zelf te kennen geeft niet aanwezig te willen zijn docx bestandVerklaring niet-gewenste aanwezigheid persoon DEF (1).docx (75 kB)wordt er zorg voor gedragen door de overlegorganisator dat de persoon vertegenwoordigd kan worden door een (wettelijke) vertegenwoordiger of eventueel mantelzorger.
Een derde mogelijke situatie is dat de zorgaanbieders te kennen geven dat het niet mogelijk of wenselijk is dat de persoon deelneemt aan het overleg. Ook hiervoor bestaat een afzonderlijk formulierdocx bestandVerklaring afwezigheid persoon door ZA DEF (1).docx (77 kB).
De persoon met een zorg- en ondersteuningsnood wordt gestimuleerd en ondersteund om het zelfmanagement op te nemen in zijn zorgproces en de opvolging van zijn zorgplan.
Indien er mantelzorgers zijn, worden die uitgenodigd voor het overleg. Bij voorkeur zijn de mantelzorgers aanwezig op het overleg.
De overlegorganisator is de neutrale partij aan tafel en zit het overleg voor. De overlegorganisator wordt niet gezien als ‘deelnemer’ aan het overleg. Het is een aparte rol, die om die reden ook afzonderlijk vergoed wordt. De overlegorganisator zorgt voor de nodige logistieke ondersteuning om eventueel videogesprek of telefoongesprek mogelijk te maken met de huisarts.
De taakstelling van de overlegorganisator is de volgende:
De overlegorganisator beoordeelt in overleg met de aanvrager de meerwaarde en de noodzaak van het organiseren van een multidisciplinair overleg.
De overlegorganisator organiseert het multidisciplinair overleg op vraag van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag en/of één of meerdere betrokken zorgaanbieders. Dit houdt in:
De overlegorganisator bewaakt de keuzevrijheid en inspraak van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag. De overlegorganisator neemt de verantwoordelijkheid op voor de verslaggeving. De overlegorganisator leidt het multidisciplinair overleg en zit deze voor. Dit houdt in:
De administratieve afhandeling om te komen tot een vergoeding van het overleg. Dit betekent concreet: het invullen van de vergoedingsfiche. Een kopie van het zorgplan, samen met alle verklaringen en de vergoedingsfiche, worden bewaard door de overlegorganisator.
De overlegorganisator neemt geen rol op binnen het zorgteam. Zijn rol stopt dus na afhandeling van de vergoedingsaanvraag.
De professionele zorgaanbieders zijn de deelnemers aan het overleg. Uit deze deelnemers kan een zorgbemiddelaar aangeduid worden, als de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag het zelfmanagement niet wil of kan opnemen.
Een mantelzorger kan ook de rol van zorgbemiddelaar opnemen, op vraag van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag of zijn (wettelijke) vertegenwoordiger.
Indien al een overleg plaatsvond rond de persoon is het zinvol als overlegorganisator om de rol van zorgbemiddelaar te bevragen en deze aan het begin van het overleg te herbevestigen.
De taakstelling van de zorgbemiddelaar is de volgende:
De zorgbemiddelaar is verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van het zorgplan en vervult de rol van centrale aanspreekfiguur. De zorgbemiddelaar wordt aangeduid door de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag. De zorgbemiddelaar zal een nieuw of bijkomend overleg aanvragen indien het noodzakelijk is. De zorgbemiddelaar heeft een aantal concrete taken, zowel op inhoudelijk als op administratief vlak:
De criteria voor vergoedbaar overleg zijn de volgende:
De opvolgoverleggen, gepland in de periode vanaf 1/5/2020, worden in een nieuwe telling opgenomen en vergoed volgens de nieuwe bedragen.
Door de bestrijding van de COVID-19 crisis zijn er maatregelen genomen om het multidisciplinair overleg op een digitale wijze te organiseren. Hiervoor legt de overlegorganisator een verklaring docx bestandVerklaring OO over MOdigitaal.docx (77 kB) af. Het is mogelijk de digitale werkwijze toe te passen van 1/5/2020 tot en met 30/4/2021.
Drie rollen worden vergoed: de overlegorganisator, de zorgbemiddelaar en (maximaal vier) deelnemers. De vergoeding van deze rollen kan niet gecumuleerd worden.
De bedragen voor vergoedbaar overleg voor de periode van 1 mei 2020 tot en met 31 december 2020 zijn de volgende:
Er is een jaarlijkse indexatie van deze drie bedragen.
De vergoeding voor deelnemers wordt enkel toegekend aan professionele zorgaanbieders. Maximaal vier deelnemers van verschillende disciplines kunnen een vergoeding ontvangen. Voor het bepalen van welke vier deelnemers de vergoeding kunnen ontvangen, wordt een cascade gebruikt. Deze is terug te vinden in de checklist docx bestandMO_checklist voor overlegorganisatoren_DEF (1).docx (119 kB).
De persoon met een zorg- en ondersteuningsnood, (wettelijke) vertegenwoordigers en mantelzorger(s) behoren niet tot de te vergoeden deelnemers.
Er is geen cumulatie mogelijk tussen de vergoeding van de drie rollen. Wanneer een deelnemer de rol van zorgbemiddelaar opneemt, ontvangt deze deelnemer enkel de vergoeding van zorgbemiddelaar. De vergoeding van deelnemer komt vrij voor een andere deelnemer.
De overlegorganisator krijgt een afzonderlijke vergoeding. Het is niet aangewezen dat de overlegorganisator de rol van zorgbemiddelaar opneemt.
Er is geen verplichting een zorgbemiddelaar aan te duiden. Het wordt echter wel sterk aanbevolen, voor een goede en kwaliteitsvolle opvolging van het zorgplan.
De mantelzorger die de rol opneemt van zorgbemiddelaar, ontvangt echter geen vergoeding als zorgbemiddelaar.
Voor de overleggen met datum vanaf 1/5/2020 gebruiken de overlegorganisatoren het sjabloon zorgplan docx bestandMO_sjabloon zorgplan_DEF_met KBO.docx (146 kB). Het gebruik van dit sjabloon is geen verplichting, maar wel sterk aanbevolen. Indien een ander sjabloon wordt gebruikt, moeten alle onderdelen van het sjabloon zorgplan van het agentschap aanwezig zijn.
Het sjabloon bestaat uit drie onderdelen: (1) administratieve gegevens, (2) inhoudelijke invulling zorgplan en (3) vergoedingsfiche.
We starten voor de overleggen met datum vanaf 1/5/2020 met een papieren sjabloon en vergoedingsfiche.
De onderdelen 1 en 2 worden tijdens het overleg ingevuld door de overlegorganisator. Voor elk multidisciplinair overleg, ongeacht of het in aanmerking komt voor vergoeding, kan dit sjabloon gebruikt worden. Het originele document, met de handtekeningen, wordt bewaard door de zorgbemiddelaar, door de persoon zelf of een ander lid van het zorgteam als geen zorgbemiddelaar wordt aangeduid. Een kopie wordt bewaard door de overlegorganisator in functie van de verantwoording van de vergoedbaarheid van het overleg.
Het sjabloon (onderdelen 1 en 2) geldt als verslag van het overleg. Het staat de overlegorganisator vrij hiernaast nog een afzonderlijk verslag te maken, als dit zinvol geacht wordt. Het is geen verplichting vanuit het agentschap om dit te doen voor de vergoedbaarheid van het overleg.
Aan het ingevulde zorgplan worden verklaringen toegevoegd. Drie types verklaringen zijn voorhanden:
Onderdeel 3 is enkel nodig voor het vergoedbaar maken van het overleg. Als aan de criteria, zoals hierboven vermeld, werd voldaan, vult de overlegorganisator onderdeel 3 in (na het overleg). De fiche wordt bewaard door de overlegorganisator tot vanuit het agentschap Zorg en Gezondheid het signaal komt dat de fiches mogen bezorgd worden voor betaling. Hierover zal op een latere datum communicatie volgen aan alle overlegorganisatoren. Het is de bedoeling het papieren circuit zo snel mogelijk te verlaten, ten voordele van een online invulformulier.
We laten de verplichting los om bepaalde schalen te gebruiken voor de inschatting van de zorgnoden. Het is aan de professionele zorgaanbieders, vanuit hun uitoefening van hun beroep, om in te schatten welke inschalingen nodig zijn om het zorgplan inhoudelijk invulling te kunnen geven.
Het e-zorgplan www.e-zorgplan.be, dat in het beheer is van Zorg en Gezondheid (voorheen van provincie Vlaams-Brabant), zal waar nodig aangepast worden aan de inhoud van het nieuwe sjabloon. Er wordt geen verplichting opgelegd om met dit e-zorgplan te werken. Alle diensten die nu met dit e-zorgplan werken, zullen dit kunnen blijven doen. Overlegorganisatoren die momenteel niet werken met het e-zorgplan, maar dit vanaf 1 mei wel wensen te doen, kunnen een account aanmaken in het e-zorgplan. Er zal echter geen import gebeuren van data uit eigen applicaties.
De ingevulde e-zorgplannen mogen op digitale wijze bewaard en opgevolgd worden door de zorgbemiddelaar. Dit is een keuze van het zorgteam en de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood moet zich hiermee akkoord verklaren.
De vergoedingsfiche zal sowieso op papier moeten bijgehouden worden. Deze wordt niet verwerkt in het e-zorgplan.
Er zal een afzonderlijk elektronisch registratiesysteem ontwikkeld worden voor het registreren van de vergoedingen per overleg en per persoon.
Download de contactlijstxlsx bestandOverlegorganisatoren contactlijst (1 oktober 2020) (105 kB). Filter dan eerst op provincie, eventueel op regio en vervolgens op organisatie. Zo komt u snel bij iemand terecht die u kan begeleiden in het afstemmen van de zorg.
Mail naar eerstelijn@vlaanderen.be