Multidisciplinair overleg vanaf 1 mei 2020: een nieuw vergoedingssysteem

Voor de overleggen, die plaatsvinden vanaf 1 mei 2020, hanteren we een nieuw vergoedingssysteem. We verlaten de vertrouwde paden van de vroegere regels en nemen al een kleine stap richting het model van de toekomst. Dit model zal inzetten op zorgcoördinatie, een rol binnen het zorgteam die in de toekomst ook vergoedbaar zal zijn.

Het vergoedingssysteem, zoals hier bedoeld, zal dan ook eindigen op het ogenblik dat dit model van zorgcoördinatie op een kwaliteitsvolle manier kan uitgevoerd worden door de zorgaanbieders.

Tot dan hanteren we de regels, die hieronder beschreven staan.

Wat houdt dit nieuwe systeem in?

Multidisciplinair overleg: voor wie?

Het multidisciplinair overleg kan plaatsvinden voor eender welk type van persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag. Uitgangspunt van elk multidisciplinair overleg is het afstemmen van de zorg en ondersteuning voor deze persoon in zijn thuissituatie. Het multidisciplinair overleg zal dus zorgen voor een stroomlijning van het zorgproces en het duidelijk omlijnen van het zorgteam van de persoon. Het opstellen van een zorgplan helpt om dit zorgproces voor elk lid van het zorgteam duidelijk te hebben en de opvolging mogelijk te maken.

De “persoon in zijn thuissituatie” betekent elke persoon die thuis verblijft of opgenomen is in een instelling waarbij de terugkeer naar de thuisomgeving is gepland binnen de acht dagen. Personen die verblijven in serviceflats of assistentiewoningen vallen ook onder de “persoon in zijn thuissituatie”. Dit impliceert dat multidisciplinair overleg over personen, verblijvend in woonzorgcentra, niet in aanmerking komt voor vergoeding.

Hoe kan een overleg aangevraagd worden?

Aanvragen voor multidisciplinair overleg worden rechtstreeks aan de overlegorganisatoren gesteld. De gangbare sjablonen kunnen hiervoor blijvend gebruikt worden. Het agentschap Zorg en Gezondheid fungeert als authentieke bron voor de lijst van overlegorganisatoren. De contactgegevens van de overlegorganisatoren zullen door het agentschap via verschillende kanalen bekendgemaakt worden. We denken aan de portaalsite www.zorg-en-gezondheid.be, de websites van de eerstelijnszones, de website van VIVEL, websites van lokale besturen.

Indien de aangesproken overlegorganisator het overleg niet kan opnemen, zorgt deze voor een andere overlegorganisator. Het is dus noodzakelijk dat elke overlegorganisator goed op de hoogte is van de andere overlegorganisatoren in zijn regio (netwerk van overlegorganisatoren).

Hoe ziet zo’n multidisciplinair overleg er uit?

Een multidisciplinair overleg is een overleg waarop alle personen, betrokken bij de zorg en ondersteuning van een persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag, gelijktijdig en fysiek aanwezig zijn om de zorg en ondersteuning af te stemmen.

Op een multidisciplinair overleg zijn aanwezig: (bij voorkeur altijd) de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag of zijn (wettelijke) vertegenwoordiger, zijn mantelzorgers (indien aanwezig), de professionele zorgaanbieders en de overlegorganisator.

De persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag of zijn (wettelijke) vertegenwoordiger

We gaan er van uit dat de persoon aanwezig is, ofwel zelf ofwel via een (wettelijke) vertegenwoordiger. Het is belangrijk dat de persoon op de hoogte is van het doel van het overleg en van het feit dat er een zorgplan zal opgesteld worden. Dit zorgplan bevat persoonsgegevens van alle deelnemers aan het overleg. De persoon geeft voorafgaandelijk aan het overleg altijd de toestemming tot verwerking van alle persoonsgegevens om de vergoeding mogelijk te maken van de professionele zorgaanbieders. Ook verklaart de persoon zich akkoord met de samenstelling van het overleg. Dit formulier docx bestandVerklaring persoon toestemming persoonsgegevens en samenstelling overleg DEF (1).docx (81 kB)moet steeds ondertekend aanwezig zijn bij het zorgplan, ongeacht of de persoon aanwezig is op het overleg.

Indien de persoon zelf te kennen geeft niet aanwezig te willen zijn docx bestandVerklaring niet-gewenste aanwezigheid persoon DEF (1).docx (75 kB)wordt er zorg voor gedragen door de overlegorganisator dat de persoon vertegenwoordigd kan worden door een (wettelijke) vertegenwoordiger of eventueel mantelzorger.

Een derde mogelijke situatie is dat de zorgaanbieders te kennen geven dat het niet mogelijk of wenselijk is dat de persoon deelneemt aan het overleg. Ook hiervoor bestaat een afzonderlijk formulierdocx bestandVerklaring afwezigheid persoon door ZA DEF (1).docx (77 kB).

De persoon met een zorg- en ondersteuningsnood wordt gestimuleerd en ondersteund om het zelfmanagement op te nemen in zijn zorgproces en de opvolging van zijn zorgplan.

Mantelzorger

Indien er mantelzorgers zijn, worden die uitgenodigd voor het overleg. Bij voorkeur zijn de mantelzorgers aanwezig op het overleg.

De overlegorganisator

De overlegorganisator is de neutrale partij aan tafel en zit het overleg voor. De overlegorganisator wordt niet gezien als ‘deelnemer’ aan het overleg. Het is een aparte rol, die om die reden ook afzonderlijk vergoed wordt. De overlegorganisator zorgt voor de nodige logistieke ondersteuning om eventueel videogesprek of telefoongesprek mogelijk te maken met de huisarts.

De taakstelling van de overlegorganisator is de volgende:

1. Taken vóór het MO

De overlegorganisator beoordeelt in overleg met de aanvrager de meerwaarde en de noodzaak van het organiseren van een multidisciplinair overleg.

De overlegorganisator organiseert het multidisciplinair overleg op vraag van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag en/of één of meerdere betrokken zorgaanbieders. Dit houdt in:

• een gemeenschappelijke datum en plaats voor overleg zoeken;
• uitnodigen van alle betrokken zorgaanbieders van het huidige of toekomstige zorgteam;
• de betrokken zorgaanbieders motiveren te participeren aan het multidisciplinair overleg;
• de overlegorganisator verzamelt en inventariseert de nodige informatie rond de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag en zijn zorgsituatie om in overleg met de aanvrager en eventueel de andere zorgaanbieders de vergaderdoelen te bepalen;
• de overlegorganisator informeert naar de aanwezigheid van een zorgplan en een zorgbemiddelaar;
• de nodige verklaringen over de aan- of afwezigheid van de persoon op het overleg worden ter ondertekening voorgelegd aan de persoon, zijn (wettelijke) vertegenwoordiger of de zorgaanbieders (afhankelijk van de situatie).

2. Taken tijdens het MO

De overlegorganisator bewaakt de keuzevrijheid en inspraak van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag. De overlegorganisator neemt de verantwoordelijkheid op voor de verslaggeving. De overlegorganisator leidt het multidisciplinair overleg en zit deze voor. Dit houdt in:

• leiden en duiden van de vergadering;
• creëren van een veilig gespreksklimaat;
• problemen laten benoemen / expliciteren;
• conflicthantering;
• afspraken samenvatten;
• waken over de betrokkenheid van alle partners;
• waken over het welslagen van de vergaderdoelen;
• de organisatievorm bijsturen waar nodig in functie van het bereiken van de doelstellingen;
• samenvatten van de afspraken gemaakt op het multidisciplinair overleg. Dit kan gebeuren aan de hand van het sjabloon zorgplan, dat door het agentschap ter beschikking wordt gesteld. Het ingevulde zorgplan geldt als verslaggeving van het MO en is voldoende voorwaarde voor de vergoedbaarheid. De zorgplannen zijn een afsprakendocument voor het zorgteam en worden om die reden door de zorgbemiddelaar van het zorgteam bijgehouden, opgevolgd en bijgestuurd indien nodig.

3. Taken na het MO

De administratieve afhandeling om te komen tot een vergoeding van het overleg. Dit betekent concreet: het invullen van de vergoedingsfiche. Een kopie van het zorgplan, samen met alle verklaringen en de vergoedingsfiche, worden bewaard door de overlegorganisator.

De overlegorganisator neemt geen rol op binnen het zorgteam. Zijn rol stopt dus na afhandeling van de vergoedingsaanvraag.

De professionele zorgaanbieders en de zorgbemiddelaar

De professionele zorgaanbieders zijn de deelnemers aan het overleg. Uit deze deelnemers kan een zorgbemiddelaar aangeduid worden, als de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag het zelfmanagement niet wil of kan opnemen.

Een mantelzorger kan ook de rol van zorgbemiddelaar opnemen, op vraag van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag of zijn (wettelijke) vertegenwoordiger.

Indien al een overleg plaatsvond rond de persoon is het zinvol als overlegorganisator om de rol van zorgbemiddelaar te bevragen en deze aan het begin van het overleg te herbevestigen.

De taakstelling van de zorgbemiddelaar is de volgende:

De zorgbemiddelaar is verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van het zorgplan en vervult de rol van centrale aanspreekfiguur. De zorgbemiddelaar wordt aangeduid door de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag. De zorgbemiddelaar zal een nieuw of bijkomend overleg aanvragen indien het noodzakelijk is. De zorgbemiddelaar heeft een aantal concrete taken, zowel op inhoudelijk als op administratief vlak:

• Hij/zij fungeert binnen de concrete situatie van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag als vertrouwenspersoon naar de betrokken persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag en het zorgteam toe, als de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag noch de mantelzorger het zelf kan opnemen;
• Hij/zij respecteert en bewaakt de belangen van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag;
• Hij/zij kent de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag en de thuiszorgsituatie voldoende om de situatie op te volgen of leert ze kennen bij nieuwe opstart;
• Hij/zij bewaakt de taakafspraken na het multidisciplinair overleg tussen de zorgaanbieders en volgt de thuiszorgsituatie op. Hiervoor krijgt de zorgbemiddelaar het mandaat van de zorgaanbieders in het zorgteam;
• Hij/zij informeert de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag over de doelstelling en werking van het zorgplan;
• Hij/zij informeert de zorgaanbieders en de familie van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag over de bestaande voorzieningen, hulpmiddelen en tegemoetkomingen en/of verwijst indien nodig door naar andere diensten of disciplines;
• Hij/zij signaleert en maakt de noden en hiaten in de hulpverlening bekend en denkt mee aan mogelijke structurele oplossingen.

Wanneer is het overleg vergoedbaar?

De criteria voor vergoedbaar overleg zijn de volgende:

1. Naast de persoon zelf (of zijn (wettelijke) vertegenwoordiger), de mantelzorger (indien aanwezig) en de overlegorganisator nemen vertegenwoordigers van minimaal drie verschillende disciplines deel.
2. De persoon geeft op een afzonderlijk formulier zijn toestemming voor de verwerking van zijn gegevens om de vergoedbaarheid mogelijk te maken. In hetzelfde formulier geeft de persoon ook zijn akkoord voor de samenstelling van het overleg. Dit formulier moet steeds aanwezig zijn bij het zorgplan en maakt er integraal deel van uit. De persoon of zijn (wettelijke) vertegenwoordiger kan ook aangeven niet aanwezig te willen zijn op het overleg. Dit moet verklaard worden in een daartoe bedoeld formulier. Indien de deelname van de persoon noch zijn (wettelijke) vertegenwoordiger wenselijk of mogelijk is, wordt een ondertekende verklaring door de zorgaanbieders toegevoegd aan het dossier. Deze twee laatste verklaringen worden bijgehouden door de overlegorganisator.
3. De huisarts wordt altijd uitgenodigd en is bij voorkeur fysiek aanwezig. Indien dit niet kan, wordt de huisarts bij het overleg betrokken via een videogesprek. Indien ook een videogesprek niet mogelijk is, wordt de huisarts telefonisch bij het gesprek betrokken (met telefoon op speaker, zodat alle aanwezigen elkaar kunnen horen en in gesprek kunnen gaan met elkaar). Bij overleg rond een persoon met een psychiatrische problematiek kan de huisarts vervangen worden door de psychiater. De mogelijkheid tot video- en telefoongesprek wordt ook aan de psychiater geboden. Lees meer
4. Er wordt 1 overleg per persoon per jaar (periode van 365 dagen) vergoed. Concreet: als op 2 mei 2020 een vergoedbaar overleg doorgaat voor persoon x kan een nieuw overleg voor diezelfde persoon x pas vergoed worden als het doorgaat op 3 mei 2021.

De opvolgoverleggen, gepland in de periode vanaf 1/5/2020, worden in een nieuwe telling opgenomen en vergoed volgens de nieuwe bedragen.

Door de bestrijding van de COVID-19 crisis zijn er maatregelen genomen om het multidisciplinair overleg op een digitale wijze te organiseren. Hiervoor legt de overlegorganisator een verklaring docx bestandVerklaring OO over MOdigitaal.docx (77 kB) af. Het is mogelijk de digitale werkwijze toe te passen van 1/5/2020 tot en met 30/4/2021.

Wie kan een vergoeding ontvangen?

Drie rollen worden vergoed: de overlegorganisator, de zorgbemiddelaar en (maximaal vier) deelnemers. De vergoeding van deze rollen kan niet gecumuleerd worden.

De bedragen voor vergoedbaar overleg voor de periode van 1 mei 2020 tot en met 31 december 2020 zijn de volgende:

• Deelnemers (maximaal vier vergoed): 25 euro per deelnemer
• Zorgbemiddelaar: 40 euro
• Overlegorganisator: 120 euro

Er is een jaarlijkse indexatie van deze drie bedragen.

De vergoeding voor deelnemers wordt enkel toegekend aan professionele zorgaanbieders. Maximaal vier deelnemers van verschillende disciplines kunnen een vergoeding ontvangen. Voor het bepalen van welke vier deelnemers de vergoeding kunnen ontvangen, wordt een cascade gebruikt. Deze is terug te vinden in de checklist docx bestandMO_checklist voor overlegorganisatoren_DEF (1).docx (119 kB).

De persoon met een zorg- en ondersteuningsnood, (wettelijke) vertegenwoordigers en mantelzorger(s) behoren niet tot de te vergoeden deelnemers.

Er is geen cumulatie mogelijk tussen de vergoeding van de drie rollen. Wanneer een deelnemer de rol van zorgbemiddelaar opneemt, ontvangt deze deelnemer enkel de vergoeding van zorgbemiddelaar. De vergoeding van deelnemer komt vrij voor een andere deelnemer.

De overlegorganisator krijgt een afzonderlijke vergoeding. Het is niet aangewezen dat de overlegorganisator de rol van zorgbemiddelaar opneemt.

Er is geen verplichting een zorgbemiddelaar aan te duiden. Het wordt echter wel sterk aanbevolen, voor een goede en kwaliteitsvolle opvolging van het zorgplan.

De mantelzorger die de rol opneemt van zorgbemiddelaar, ontvangt echter geen vergoeding als zorgbemiddelaar.

Schriftelijke weergave van het overleg: het zorgplan en de vergoedingsfiche

Voor de overleggen met datum vanaf 1/5/2020 gebruiken de overlegorganisatoren het sjabloon zorgplan docx bestandMO_sjabloon zorgplan_DEF_met KBO.docx (146 kB). Het gebruik van dit sjabloon is geen verplichting, maar wel sterk aanbevolen. Indien een ander sjabloon wordt gebruikt, moeten alle onderdelen van het sjabloon zorgplan van het agentschap aanwezig zijn.

Het sjabloon bestaat uit drie onderdelen: (1) administratieve gegevens, (2) inhoudelijke invulling zorgplan en (3) vergoedingsfiche.

We starten voor de overleggen met datum vanaf 1/5/2020 met een papieren sjabloon en vergoedingsfiche.

De onderdelen 1 en 2 worden tijdens het overleg ingevuld door de overlegorganisator. Voor elk multidisciplinair overleg, ongeacht of het in aanmerking komt voor vergoeding, kan dit sjabloon gebruikt worden. Het originele document, met de handtekeningen, wordt bewaard door de zorgbemiddelaar, door de persoon zelf of een ander lid van het zorgteam als geen zorgbemiddelaar wordt aangeduid. Een kopie wordt bewaard door de overlegorganisator in functie van de verantwoording van de vergoedbaarheid van het overleg.

Het sjabloon (onderdelen 1 en 2) geldt als verslag van het overleg. Het staat de overlegorganisator vrij hiernaast nog een afzonderlijk verslag te maken, als dit zinvol geacht wordt. Het is geen verplichting vanuit het agentschap om dit te doen voor de vergoedbaarheid van het overleg.

Aan het ingevulde zorgplan worden verklaringen toegevoegd. Drie types verklaringen zijn voorhanden:

1. Als de persoon aanwezig is op het overleg (en daar wordt altijd naar gestreefd), zorgt de overlegorganisator voor een vooraf ondertekende verklaring van de persoon, waarin hij akkoord gaat met de verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op de vergoeding van de deelnemers en met de samenstelling van het overleg.
2. Als de persoon zelf niet aanwezig wenst te zijn, ondertekent hij dit op een afzonderlijke verklaring. Ook deze verklaring wordt voorafgaand aan het overleg ondertekend.
3. Als de zorgaanbieders van mening zijn dat de persoon best niet aanwezig is op het overleg, verklaren zij dit op een afzonderlijk document.

Onderdeel 3 is enkel nodig voor het vergoedbaar maken van het overleg. Als aan de criteria, zoals hierboven vermeld, werd voldaan, vult de overlegorganisator onderdeel 3 in (na het overleg). De fiche wordt bewaard door de overlegorganisator tot vanuit het agentschap Zorg en Gezondheid het signaal komt dat de fiches mogen bezorgd worden voor betaling. Hierover zal op een latere datum communicatie volgen aan alle overlegorganisatoren. Het is de bedoeling het papieren circuit zo snel mogelijk te verlaten, ten voordele van een online invulformulier.

Inhoudelijke invulling zorgplan

We laten de verplichting los om bepaalde schalen te gebruiken voor de inschatting van de zorgnoden. Het is aan de professionele zorgaanbieders, vanuit hun uitoefening van hun beroep, om in te schatten welke inschalingen nodig zijn om het zorgplan inhoudelijk invulling te kunnen geven.

Wat met het e-zorgplan?

Het e-zorgplan www.e-zorgplan.be, dat in het beheer is van Zorg en Gezondheid (voorheen van provincie Vlaams-Brabant), zal waar nodig aangepast worden aan de inhoud van het nieuwe sjabloon. Er wordt geen verplichting opgelegd om met dit e-zorgplan te werken. Alle diensten die nu met dit e-zorgplan werken, zullen dit kunnen blijven doen. Overlegorganisatoren die momenteel niet werken met het e-zorgplan, maar dit vanaf 1 mei wel wensen te doen, kunnen een account aanmaken in het e-zorgplan. Er zal echter geen import gebeuren van data uit eigen applicaties.
De ingevulde e-zorgplannen mogen op digitale wijze bewaard en opgevolgd worden door de zorgbemiddelaar. Dit is een keuze van het zorgteam en de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood moet zich hiermee akkoord verklaren.
De vergoedingsfiche zal sowieso op papier moeten bijgehouden worden. Deze wordt niet verwerkt in het e-zorgplan.

Er zal een afzonderlijk elektronisch registratiesysteem ontwikkeld worden voor het registreren van de vergoedingen per overleg en per persoon.