Melding COVID-19 in residentiële ouderenzorgvoorzieningen

Om zicht te houden op de uitbraak van COVID-19 en om advies te kunnen verlenen over uitbraakbeheersing, vragen wij de woonzorgcentra, de centra voor kortverblijf, de centra voor herstelverblijf, de groepen van assistentiewoningen en de serviceflatgebouwen om ons dagelijks via het e-loket een aantal gegevens te bezorgen.

Welke voorzieningen?

We gaan via het e-loket dagelijks de gegevens van u vragen over uw bewoners en uw zorgpersoneel.

We willen deze gegevens per erkende voorziening:

  • Is er een centrum voor kortverblijf type 1 verbonden aan uw woonzorgcentrum, tel dan alle aantallen op voor het woonzorgcentrum en het centrum voor kortverblijf type 1 samen.
  • Is er een aangemeld centrum voor herstelverblijf aan uw woonzorgcentrum, tel dan alle aantallen voor het woonzorgcentrum en het centrum voor herstelverblijf samen.
  • Alle andere ouderenzorgvoorzieningen moeten de gegevens apart indienen.
  • Onder 'afgelopen dag' bedoelen we de voorbije 24 uur. Hanteer daarbij telkens dezelfde periode, bv. telkens van 12u tot 12u.
  • Gelieve de gevalsdefinitie van Sciensano te hanteren. Volg deze richtlijn met betrekking tot bevestigde COVID-19 gevallen: 
    • Een bevestigd geval blijft een symptomatisch bevestigd geval tot 14 dagen na de start van de symptomen EN minstens 3 dagen zonder koorts EN een significante verbetering in de respiratoire symptomen.
    • Een asymptomatisch bevestigd geval blijft een bevestigd geval tot 14 dagen na de test. Indien een resident een negatieve laboratorium test had tijdens deze tijdsspanne, blijft het een bevestigd geval.

Gegevens over vaccinatie

Om een zicht te krijgen op de vaccinatiegraad in de verschillende ouderenzorgvoorzieningen in Vlaanderen zijn sinds  8 januari 2021 een aantal vragen toegevoegd over de vaccinatiegegevens van de bewoners en het personeel/de medewerkers in de dagelijkse bevraging in het e-loket van Zorg en Gezondheid. We verzoeken u om deze vragen in te vullen na elk vaccinatiemoment van zowel bewoners als medewerkers.

Deze bevraging wordt ingevuld met respect voor de regelgeving over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Voor het invullen van de gegevens bezorgen de vaccinatoren aan de personen die de cijfers ingeven de totale cijfers per te registreren categorie.

Bij het registreren in e-loket hanteert u  de volgende richtlijnen :

Registratie van bewoners:

  • Alle bewoners waarvoor een woonzorgcentrum vaccins kon bestellen, moet u registreren in het dossier van het woonzorgcentrum: bewoners in woonzorgcentrum, centrum voor kortverblijf type 1, centra voor herstelverblijf, én de fysiek gekoppelde assistentiewoningen of serviceflats);
  • Nieuwe bewoners die u opneemt na het vaccinatiemoment moeten niet geregistreerd worden. Er is enkel een registratie nodig op basis van de aantallen bewoners op de dag van het vaccinatiemoment.

Registratie van medewerkers/personeel:

  • Enkel de personen waarvoor vaccins werden besteld, moeten onder de aantallen voor personeel worden geregistreerd:
    • personen met een arbeidsrelatie met de voorziening en personen die via een uitbestede dienst in de voorziening aan de slag zijn (zorgkundigen, (hoofd)verpleegkundigen, leidinggevenden, CRA-arts, …)
    • interim personeel;
    • jobstudenten;
    • stagiairs.
  • De personen op de reservelijst moeten niet geregistreerd worden in e-loket:
    • zelfstandige hulpverleners niet verbonden aan de voorziening met een arbeidscontract / externe medewerkers / huisartsen;
    • geregistreerde vrijwilligers/mantelzorgers.

De bevraging is een momentenopname van de vaccinatie. Nieuwe personeelsleden moeten niet worden geregistreerd.

We maken voor zowel bewoners als voor medewerkers een onderscheid tussen de eerste en de tweede dosis

Welke andere gegevens vragen we op?

Vragen Toelichting
Bij welke koepelorganisatie ouderenzorg is uw ouderenvoorziening aangesloten? Indien andere, specificeer Deze antwoorden blijven staan nadat u deze een eerste keer heb ingevuld. U kan deze nog steeds wijzigen, indien nodig. 

Gegevens over de bewoners

Vraag Toelichting
(A) Reële bezetting (inclusief de bewoners die in het ziekenhuis zijn opgenomen)? Het is belangrijk dat hier alle bewoners worden opgenomen die een opnameovereenkomst hebben (incl. bewoners in het CVK en bewoners in het aangemeld en/of erkend CVH)
(B1) Het aantal nieuwe mogelijke gevallen COVID-19 bij bewoners sinds uw vorige ingave? Een mogelijk geval voldoet aan de gevalsdefinitie van Sciensano. Indien iemand niet aan deze gevalsdefinitie voldoet, kan deze niet worden opgenomen in deze vraag. 
(B2) Het aantal nieuwe bevestigde gevallen COVID-19 bij bewoners sinds uw vorige ingave? Een bevestigd geval heeft een test ondergaan en een positief resultaat verkregen. 
(C1) Het totaal aantal mogelijke gevallen COVID-19 in uw voorziening op dit moment? Een mogelijk geval blijft een mogelijk geval totdat de isolatiemaatregelen zijn stopgezet. 
(C2) Het totaal aantal bevestigde gevallen COVID-19 in uw voorziening op dit moment?

Een bevestigd geval blijft een symptomatisch bevestigd geval tot 14 dagen na de start van de symptomen EN minstens 3 dagen zonder koorts EN een significante verbetering in de respiratoire symptomen.

Een asymptomatisch bevestigd geval blijft een bevestigd geval tot 14 dagen na de test. Indien een resident een negatieve laboratorium test had tijdens deze tijdsspanne, blijft het een bevestigd geval.

(D1) Het aantal nieuwe hospitalisaties omwille van mogelijke COVID-19 sinds uw vorige ingave  Lees de gevalsdefinitie van Sciensano
(D2) Het aantal nieuwe hospitalisaties omwille van bevestigde COVID-19 sinds uw vorige ingave  Een bevestigd geval heeft een test ondergaan en een positief resultaat verkregen. Het gaat hier om een opname omwille van COVID-19. Een bewoner die bijvoorbeeld omwille van een heupfractuur wordt opgenomen en dan positief test in het ziekenhuis moet hier niet in worden opgenomen. 
(E) Het totaal aantal gehospitaliseerde mogelijke of bevestigde COVID-19 die in het ziekenhuis verblijven op dit moment? Deze bewoners blijven in dit antwoord staan tot dat hun opname stopt. 
(F) De nieuwe overlijdens van bewoners in uw voorziening sinds uw vorige ingave? Bij deze vraag vragen we: 
  • geboortedatum
  • sterftedatum
  • geslacht 
  • oorzaak van het overlijden 
(G) De nieuwe overlijdens van bewoners in het ziekenhuis sinds uw vorige ingave? Bij deze vraag vragen we: 
  • geboortedatum
  • sterftedatum
  • geslacht 

Gegevens over het personeel

Vraag Toelichting
(H1) Totaal aantal personeelsleden met een arbeidsovereenkomst? Het gaat hier om alle personeelsleden die een arbeidscontract hebben, behalve de personeelsleden die meer dan een maand afwezig zijn. Gelieve dit uit te drukken in koppen en niet in vte
(H2) Totaal aantal stagiairs, jobstudenten en vaste vrijwilligers?  
(I1) Aantal nieuwe mogelijke COVID-19 sinds uw vorige ingave bij al het personeel (inclusief stagiairs, jobstudenten en vaste vrijwilligers)? Een mogelijk geval voldoet aan de gevalsdefinitie van Sciensano. Indien iemand niet aan deze gevalsdefinitie voldoet, kan deze niet worden opgenomen in deze vraag.
(I2) Aantal nieuwe bevestigde COVID-19 sinds uw vorige ingave bij al het personeel (inclusief stagiairs, jobstudenten en vaste vrijwilligers)? Een bevestigd geval heeft een test ondergaan en een positief resultaat verkregen. 
(I3) Aantal nieuwe afwezigheden bij al het personeel (inclusief stagiairs, jobstudenten en vaste vrijwilligers) wegens quarantaine o.w.v. een hoogrisico-contact sinds uw vorige ingave?  
(J1) Totaal aantal personeel dat afwezig is wegens mogelijk COVID-19 op dit moment? Een mogelijk geval blijft een mogelijk geval totdat de isolatiemaatregelen zijn stopgezet
(J2) Totaal aantal personeel dat afwezig is wegens bevestigde COVID-19 op dit moment?

Een bevestigd geval blijft een symptomatisch bevestigd geval tot 14 dagen na de start van de symptomen EN minstens 3 dagen zonder koorts EN een significante verbetering in de respiratoire symptomen.

Een asymptomatisch bevestigd geval blijft een bevestigd geval tot 14 dagen na de test. Indien een resident een negatieve laboratorium test had tijdens deze tijdsspanne, blijft het een bevestigd geval.

(J3) Totaal aantal personeel dat afwezig is wegens quarantaine o.w.v. een hoogrisico-contact op dit moment?  
(J4) Totaal aantal personeel dat afwezig is voor minder dan 1 maand wegens andere redenen op dit moment? Indien een personeelslid eerst minder dan een maand afwezig was en deze afwezigheid wordt verlengd zodat dit een afwezigheid wordt van langer dan één maand, dan wordt dit personeelslid zowel hier weggenomen als bij vraag H1

Testing

Vraag Toelichting - enkel voor woonzorgcentra
(M) Aantal personeelsleden (inclusief stagiairs, jobstudenten en vaste vrijwilligers) dat getest is voor COVID-19 sinds uw vorige ingave? Gelieve de test aan te duiden op het moment dat u de testresultaten kent en niet op het moment dat u de test afneemt. 
(N) Aantal bewoners (inclusief de bewoners die in het ziekenhuis zijn opgenomen) dat getest is voor COVID-19 sinds uw vorige ingave? Bewoners die in het WZC werden getest, maar daarna in het ziekenhuis werden opgenomen, worden hier meegerekend.

Gegevens in het kader van contactonderzoek

Vraag Toelichting
(O1) Verantwoordelijke voornaam Deze antwoorden blijven staan nadat u deze een eerste keer heb ingevuld. U kan deze nog steeds wijzigen, indien nodig. 
(O2) Verantwoordelijke naam
(O3) Verantwoordelijke telefoonnummer
(P1) Verantwoordelijke 2 voornaam
(P2) Verantwoordelijke 2 naam
(P3) Verantwoordelijke 2 telefoonnummer
(Q1) Medisch verantwoordelijke voornaam
(Q2) Medisch verantwoordelijke naam
(Q3) Medisch verantwoordelijke vast of mobiel telefoonnummer 1
(Q4) Medisch verantwoordelijke vast of mobiel telefoonnummer 2
(Q5) Medisch verantwoordelijke e-mailadres
(Q6) Medisch verantwoordelijke Riziv-nummer
(R1) Medisch verantwoordelijke 2 voornaam
(R2) Medisch verantwoordelijke 2 naam
(R3) Medisch verantwoordelijke 2 vast of mobiel telefoonnummer 1
(R4) Medisch verantwoordelijke 2 vast of mobiel telefoonnummer 2
(R5) Medisch verantwoordelijke 2 e-mailadres
(R6) Medisch verantwoordelijke 2 Riziv-nummer

Hoe de gegevens opsturen (e-loket)?

  • U bezorgt ons elke dag voor 14 uur deze gegevens.
  • Stuur de gegevens op via het e-loket voor zorgvoorzieningen.
  • Open het e-loket en klik op het thema COVID-19. Klik op de link ‘Aanmaken verplichte melding aantal (mogelijke) COVID-19 patiënten (bewoners en personeel)’.

  • Vul de gevraagde gegevens in, kijk ze na en klik op indienen. Als de gegevens succesvol zijn ingediend, krijgt u een bevestigingspagina te zien.

  • Elk personeelslid met toegang tot het e-loket kan de gegevens er invullen.

Toegang krijgen tot het e-loket stelt u in via het toegangsbeheer in e-health.

Wat doen we met deze gegevens?

  • Dankzij deze gegevens kunnen wij de eventuele uitbraak van COVID-19 in die voorzieningen monitoren.
  • Artsen en verpleegkundigen van onze dienst infectieziektebestrijding kunnen dankzij uw registratie sneller contact met u opnemen om u te helpen en te adviseren bij het beheersen van een uitbraak in uw voorziening.
  • We gebruiken deze gegevens ook om beslissingen te nemen rond de teststrategie in voorzieningen.

Kan ik de gegevens van mijn eigen voorziening raadplegen?

Elke dag zal er een rapport beschikbaar zijn in het e-loket met de gegevens die u hebt ingevuld in het e-loket voor uw voorziening.

Vragen over deze registratie?

Lennert Noppe: lennert.noppe@vlaanderen.be

Technische helpdesk e-loket: