COVID-19: Aanwezigheidsdagen & tijdelijke werkloosheid woonzorgcentra-centra voor kortverblijf

Aanwezigheidsdagen

Om de financiële compensatie voor de verminderde bezetting ten gevolge van COVID-19 in uw woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf te kunnen bepalen, vragen we u  tegen ten laatste 31 juli 2022 via het e-loket de aanwezigheidsdagen mee te delen voor de maanden januari, februari en maart 2022.

U vindt in het e-loket, in het thema “subsidies”, onder het luik “nieuw dossier”, volgende formulieren:

• “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 WZC/CVK: 01/01/2022-31/01/2022”,
• “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 WZC/CVK: 01/02/2021-28/02/2022”,
• “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 WZC/CVK: 01/03/2021-31/03/2022”.

Welke gegevens? 

In het formulieren “Aanwezigheidsdagen Covid-19 WZC/CVK: periode x” deelt u volgende gegevens mee:

• de som van aantal effectief aanwezige bewoners in de betreffende maand. 
• de som van het aantal tijdelijk afwezige bewoners in de betreffende maand. 

U telt dus voor elke dag in de betreffende maand het aantal effectief aanwezige bewoners en het aantal tijdelijk afwezige bewoners in woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf. 

De gegevens van alle dagen in deze maand telt u voor elk van deze twee elementen afzonderlijk samen. Vervolgens dient u de gegevens in. 

Voorbeeld aantal opgenomen bewoners in de maand januari: 

U deelt in de aparte formulieren per maand enkel de gegevens mee voor die betreffende maand. Dus enkel aanwezigheidsdagen januari 2022 in het formulier voor januari 2022, enkel aanwezigheidsdagen februari 2022 in het formulier voor februari 2022 en enkel aanwezigheidsdagen maart 2022 in het formulier voor maart 2022.

Verklaring tijdelijke werkloosheid

In het luik “Tijdelijke werkloosheid” van de drie aparte formulieren verklaart u op eer dat er in de maand in kwestie geen tijdelijke werkloosheid werd toegestaan aan de medewerkers van het woonzorgcentrum, in voorkomend geval met bijbehorend centrum voor kortverblijf.
Hierop zijn volgende uitzonderingen van toepassing die wél zijn toegestaan:

1. tijdelijke werkloosheid in geval van een quarantaineattest;
2. tijdelijke werkloosheid wegens overmacht ten gevolge van de sluiting van een kinderdagverblijf, school of opvangcentrum voor personen met een handicap;
3. als de voorziening om aantoonbare redenen buiten haar wil om tijdelijke werkloosheid heeft moeten toestaan, kan de voorziening aan het agentschap een uitzondering vragen vóór 24 juli 2022. U stelt deze vraag via financieringouderenzorg@vlaanderen.be met als onderwerp “aanvraag uitzondering tijdelijke werkloosheid wzc/cvk"

Als u aan de voorwaarde voldoet, vinkt u het aanvinkvakje "Ja, er was geen tijdelijke werkloosheid, behoudens de vermelde uitzonderingen" aan. Daarmee verklaart u op erewoord dat er geen tijdelijke werkloosheid werd toegestaan in de maand in kwestie, met uitzondering van tijdelijke werkloosheid om de redenen, hierboven vermeld.
 

Verklaring personeelsbehoud

In het luik “Personeelsbehoud” van de drie aparte formulieren duidt u eerst aan of uw woonzorgcentrum al dan niet erkend was vóór 1 januari 2020. Vervolgens verklaart u op eer of er al dan niet behoud was van de tewerkstelling in uw voorziening.

Aandachtspunten 

• Alle woonzorgcentra (al dan niet met centrum voor kortverblijf) worden verzocht dit formulier in te vullen, ook indien er geen verminderde bezetting was in de betreffende voorziening.
• 31 juli 2022 is het uiterste indieningsmoment voor de formulieren voor de maanden januari, februari en maart 2022. Er worden na 31 juli 2022 geen bijkomende aanvullingen meer verwerkt.  
• U geeft voor zowel het aantal effectief aanwezige bewoners als het aantal tijdelijk afwezige bewoners de cijfers voor het woonzorgcentrum en die voor het centrum voor kortverblijf samengeteld door in het e-loketformulier voor het woonzorgcentrum. Er is geen apart formulier beschikbaar voor de aanwezigheidsdagen in centra voor kortverblijf. 
• U deelt in de aparte formulieren per maand enkel de gegevens mee voor die betreffende maand. Dus enkel aanwezigheidsdagen januari 2022 in het formulier voor januari 2022, enkel aanwezigheidsdagen februari 2022 in het formulier voor februari 2022 en enkel aanwezigheidsdagen maart 2022 in het formulier voor maart 2022.
• In het e-loket dient u altijd de gegevens per dossiernummer en dus per vestiging in. Een woonzorgcentrum met meerdere vestigingen moet dus de gegevens voor elke vestiging afzonderlijk indienen.
• Let erop dat u het dossier niet enkel heeft bewaard maar ook effectief heeft ingediend.  

Hoe de gegevens opsturen (e-loket)?

• U bezorgt ons deze gegevens  ten laatste op 31 juli 2022. 
• Dien de gegevens in via het e-loket voor zorgvoorzieningen. 
• Open het e-loket en: 
  • klik op het thema 'Subsidies'; 
  • klik op de link “Aanmaken Aanwezigheidsdagen Covid-19 WZC/CVK: periode X”
• Vul de gevraagde gegevens in, kijk ze na en klik op indienen. Als de gegevens succesvol zijn ingediend, krijgt u een bevestigingspagina te zien. 
• Elk personeelslid met toegang tot het e-loket kan de gegevens er invullen. 

Toegang krijgen tot het e-loket stelt u in via het toegangsbeheer in e-health. 

Wat doen we met deze gegevens?

Vanaf 1 augustus 2022 worden de formulieren met betrekking tot de maanden januari, februari en maart 2022 afgesloten en worden de meegedeelde gegevens verwerkt voor betaling.  

Betaling

De compensaties voor januari tot en met maart 2022 worden uitbetaald uiterlijk eind september 2022.

Vragen over deze registratie?

Meer toelichting van de compensatiemaatregelen naar aanleiding van COVID-19 vindt u in de bijlagen bij onze brieven. De regeling vanaf 1 april 2021 zit vervat in de brief TFO/2022/06 en de uitgebreide bijlage bij deze brief - zie deze pagina.

Contact team financiering ouderenzorg: financieringouderenzorg@vlaanderen.be

Contact technische helpdesk e-loket: 
•    Bij problemen bij het gebruikers- en toegangsbeheer: contacteer het eHealth contactcenter. 
•    Bij technische vragen: stuur een e-mail naar eloket.zg@vlaanderen.be.